'Externe Dokumente' wurde geschaffen, um die patientenspezifischen vorbestehenden Dokumente aus der Vorelexiszeit bei der Arbeit in Elexis einzusehen, die in einem Patientenordner gehalten werden aktuell noch mit folgender Kennzeichnung:

• 6 Buchstaben Familienname, allenfalls ergänzt mit Leerzeichen
• Vorname
• (Diagnose, Thema)
• (Korrespondenzpartner, dh entweder Empfänger oder Sender)

Aktuell berücksichtigt der Programm-Code für die Selektion die ersten beiden Angaben.

Der Pfad in drei Patienten-Ordnern kann in den Einstellungen angegeben werden, zB ein Patienten-Datei-Archiv, ein Fax-Eingangs-Ordner und ein Datei-Bearbeitungs-Ordner des Praxis-Netzwerks. (Syntax-Beispiele: 'L:\Patienten\' oder '\\server\pat\', in linux '/home/praxis/pat/')
Dieser Pfad muss pro PC und Benutzer separat eingestellt werden. (Unter Windows wird er in der Registry abgelegt, unter Linux in Java-Einstellungen des Benutzers in dessen Home-Verzeichnis.)

Es ergänzt damit das Plugin 'Omnivore-Dokumente', das Dateien innerhalb der Elexis-Datenbank ablegt.
Der Vorteil von Omnivor ist, dass die korrekte Benennung einer Datei unwesentlich ist, der Vorteil von 'ExterneDokumente', das eine grosse Zahl von alten Dokumenten nicht zuerst einzeln eingelesen werden müssen.

Funktionen

• Doppelklick öffnet die Dateien mit dem im Betriebssytem zugeordneten Programm.
  (Die Dateien können aber NICHT mit der Maus ergriffen und in einen anderen Ordner verschoben werden.)
• Datei-Namen, -Datum und -Extension können verändert werden auf Taste F2, Alt-Enter oder via Menue. Achtung: Bei Datumsänderung muss das Feld mit Tabulator verlassen werden, damit die neue Angabe übernommen wird. Manuell geänderte Daten werden an der Zeit 00:00 sichtbar. (Abweichungen können sich ergeben durch unterschiedliche Interpretation der Datumszeit (Abweichung von Greenwich-Mean Time) durch verschiedene Betriebssyteme.)
  Nach Änderungen werden die Dateien neu eingelesen.
• Im Menue wird eine Funktion angeboten, falsch benannte, dh nicht zuzuordnende Dateien zu selektieren und zu überblicken.

Empfehlung

• Nachträglich eingescannte Dateien können mit 'ExterneDokumente' das Entstehungsdatum des Originaldokuments erhalten. Damit entsteht automatisch eine gewisse Patientenübersicht, eine Anamnese.
• Faxempfang direkt auf dem Server zB mit Hylafax unter Linux mit Samba-Freigabe erlaubt die Darstellung der einkommenden Faxe auf jedem Praxis-Client.
  Das freie Bild- und damit Fax-Betrachtungsprogramm IrfanView erlaubt die Datei-Umbenennung während dem Lesen des Faxes, dh wenn auch komplizierte ausländische Patientennamen lesbar sind. IrfanView startet zum extrem schnell und ist extrem schnell mit Tasten steuerbar. Esc beendet das Programm. Es ist extrem gut an die Bedürfnisse des Anwenders anpassbar. Es ist das einzige uns bekannte Programm, das mehrseitige tif-Files darstellt.
  
  

Probleme

• in 2.1 findet Ordner nicht mehr

Wünsche

• datei verschiebung in explorer oder mailprogramm mit maus.
• Funktions-Wunsch: neues Dokument erstellen für diesen Patienten zB für Konsultation überdauernde Themen, zB Erfahrungen mit verschiedenen BD-Mitteln oä
• Suchfunktion für Begriff in den Bezeichnungen der ausgewählten Dateien
• schön wäre die Darstellung der Icons
• bei sehr vielen files (unsere aktuelle erfahrung sind rund 18'000) geht das heraussortieren etliche sekunden. dies könnte berschleunidgt werden, wenn die patientenfiles komprimiert abgelegt würden und 'externe dokumenten', den inhalt komprimierter files direkt darstellen könnte.